Datenschutzerklärung

Verantwortlich

Navid Fehrenbacher, trifo, Entenburgweg 7, 78166 Donaueschingen, Deutschland
E-Mail: info@trifo.app, Telefon: +49 1520 2413503

Bei Fragen zum Datenschutz und für alle Anliegen zu deinen Rechten erreichst du uns unter dieser Adresse.

Worum es geht

trifo ist ein Werkzeug für Vertriebsteams von Unternehmen: ein wöchentlicher, KI-generierter Report über Bauprojekte, Ausschreibungen und Neuigkeiten aus dem eigenen Gebiet, dazu ein Board für Leads. Konten gibt es nur für Mitarbeitende unserer Geschäftskund:innen, eine Registrierung ist nicht möglich.

Soweit wir Daten, die du und dein Team in trifo eingeben, im Auftrag deines Arbeitgebers verarbeiten (Art. 28 DSGVO), ist dein Arbeitgeber dafür verantwortlich und informiert dich darüber. Diese Erklärung beschreibt, was beim Besuch von trifo.app und bei der Nutzung der App geschieht, und die Recherche zu Ansprechpersonen, für die wir selbst verantwortlich sind.

Wir nutzen keine Tracking- oder Werbedienste und laden keine Schriften, Skripte oder andere Inhalte von fremden Servern in deinen Browser. Wie oft welche Seite aufgerufen wird, zählen wir ohne Cookies (siehe Nutzungsstatistik).

Besuch der Website

Beim Aufruf von trifo.app übermittelt dein Browser technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browser und Betriebssystem. Wir brauchen sie, um die Seite auszuliefern und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Web-App läuft bei Vercel mit Serverfunktionen in Frankfurt. Die Protokolle stehen uns dort höchstens einen Tag zur Verfügung, wir werten sie nicht aus.

Nutzungsstatistik

Um zu sehen, welche Teile von trifo genutzt werden und wo wir die App verbessern sollten, zählen wir Seitenaufrufe mit Vercel Web Analytics. Ein Skript, das trifo.app selbst ausliefert, meldet dafür bei jedem Seitenaufruf die Seite ohne Parameter und ohne Nummern von Leads, Personen oder Gebieten, dazu Browser, Betriebssystem und Gerätetyp. Kommst du von einer anderen Website, meldet es beim ersten Aufruf auch diese. Vercel leitet aus der IP-Adresse Land, Region und Stadt ab. Das Skript setzt keine Cookies und speichert nichts in deinem Browser.

Aufrufe am selben Tag fasst Vercel über einen Hashwert aus der Anfrage zusammen, der nach 24 Stunden verworfen wird. Danach lassen sich die Zahlen keinem Browser mehr zuordnen. Wir sehen nur zusammengefasste Zahlen, nicht wer welche Seite aufgerufen hat. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, trifo zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Du kannst das Zählen jederzeit in den Einstellungen unter Nutzungsstatistik für deinen Browser ausschalten. Es endet sofort, ab dem nächsten Laden der Seite lädt trifo auch das Skript nicht mehr. Sendet dein Browser das Signal Global Privacy Control, zählen wir ebenfalls nichts.

Anmeldung

Du meldest dich mit deiner E-Mail-Adresse an und bekommst einen Link und einen Code per Mail. Dafür verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Anmeldung sowie zur Absicherung IP-Adresse und Browser der Anmeldung. Die Anmeldung läuft über Supabase mit Servern in Frankfurt, die Mail verschickt Brevo. Brevo erfasst dabei technisch, ob die Mail zugestellt und geöffnet und ob der Link angeklickt wurde. Wir werten diese Angaben nicht aus. Hast du vor der Anmeldung eine Seite von trifo geöffnet, etwa einen Lead, enthält der Link in der Mail deren Adresse, damit sich diese Seite danach öffnet. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse deines Arbeitgebers und unser Interesse an einem sicheren Zugang nur für berechtigte Personen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Cookies und Speicher im Browser

trifo speichert nur, was für die Funktionen nötig ist, die du nutzt. Dafür brauchen wir keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

• sb-…-auth-token: hält dich angemeldet, bis du dich abmeldest, längstens 400 Tage.
• sb-…-auth-token-code-verifier: sichert den Anmeldelink ab, nur während der Anmeldung.
• trifo-login-requested: merkt sich, dass du in diesem Browser eine Anmelde-Mail angefordert hast und welche Seite von trifo sich danach öffnen soll, damit der Link darin dich hier direkt anmeldet und dorthin bringt, eine Stunde.
• trifo-appearance: merkt sich die Darstellung, die du gewählt hast (hell, dunkel oder wie dein Gerät), ein Jahr.
• trifo-analytics: merkt sich, dass du die Nutzungsstatistik in diesem Browser ausgeschaltet hast, ein Jahr. Nur gesetzt, wenn du sie ausschaltest.
• Sitzungsspeicher des Browsers: der Verlauf deines Gesprächs mit der KI-Assistenz, bis du den Tab schließt oder dich abmeldest. Auf unseren Servern speichern wir ihn nicht.

Nutzung der App

In trifo liegen dein Name, deine E-Mail-Adresse, deine Rolle, deine Gebiete und deine persönlichen Vorgaben für die Recherche, außerdem deine Leads mit Status, Notizen, Kontaktverlauf und Wiedervorlagen, deine Reports und auf Wunsch deine Einstellungen für Mail-Entwürfe. Die Daten liegen bei Supabase in Frankfurt. Was du siehst und bearbeiten darfst, hängt von deiner Rolle in deinem Unternehmen ab, andere Unternehmen sehen deine Daten nicht. Soweit wir dabei nicht im Auftrag deines Arbeitgebers handeln, ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse, trifo für dein Unternehmen bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das gilt auch für Recherche, KI-Assistenz und Diktat.

Wir speichern diese Daten, solange dein Konto besteht. Wird es gelöscht, löschen wir Profil, Gebiete, Einstellungen, deine Leads samt Verlauf und deine Reports. Einträge, die du auf Leads von Kolleg:innen gemacht hast, bleiben ohne Bezug zu dir erhalten.

Wöchentliche Recherche und Reports

Für deinen Report übergeben wir den KI-Modellen von Anthropic deinen Namen, deine Gebiete, deine Vorgaben für die Recherche und die bekannten Leads und Kontakte. Die Modelle suchen im Web, unter anderem über die Websuche von Brave. Die Suchanfragen enthalten Firmen, Orte und Rollen, aber keine Angaben zu dir. Anthropic löscht Ein- und Ausgaben nach 30 Tagen und nutzt sie nicht zum Training. Die Recherche läuft auf Google Cloud in Frankfurt oder auf einem Rechner des trifo-Teams in Deutschland.

KI-Assistenz und Diktat

Wenn die KI-Assistenz für dich freigeschaltet ist und du sie nutzt, gehen deine Nachrichten mit dem bisherigen Gesprächsverlauf an Anthropic. Dazu kommen dein Name, deine Rolle, deine Vorgaben und deine Einstellungen für Mail-Entwürfe (ohne Signatur) sowie die Daten zu Leads und Kontakten, die die KI-Assistenz für deine Frage nachschlägt. Sucht sie im Web, gehen Suchanfragen über Anthropic an deren Suchdienst. Anthropic löscht Ein- und Ausgaben nach 30 Tagen und nutzt sie nicht zum Training. Wir speichern zu jedem Aufruf nur Zeitpunkt, Modell und Verbrauch, ohne Inhalte, solange dein Konto besteht.

Beim Diktat nimmt dein Browser erst nach deinem Klick auf das Mikrofon auf. Die Aufnahme geht mit Stichwörtern zur besseren Erkennung (etwa Namen von Leads, Firmen und Kontakten der aktuellen Seite) an OpenAI und kommt als Text zurück. Weder wir noch OpenAI speichern die Aufnahme, OpenAI nutzt sie nicht zum Training.

Kalender-Abo

Erstellst du in den Einstellungen einen Kalender-Link, stellen wir deine offenen Wiedervorlagen und Termine unter dieser Adresse als Kalender bereit: Datum, Art, Aufgabe, Projekt, Ort und einen Link zum Lead, keine Kontaktdaten. Abgerufen werden sie von dem Kalenderdienst, bei dem du den Link einträgst, etwa Microsoft (Outlook), Apple (iCloud) oder Google. Diesen Dienst wählst du selbst, er arbeitet nicht in unserem Auftrag und speichert die Einträge nach seinen eigenen Bedingungen.

Wir speichern den Link nicht im Klartext, nur einen Prüfwert (Hash), dazu wann er erstellt und zuletzt abgerufen wurde. Mit „Neuen Link erzeugen“ oder „Link löschen“ endet der Abruf sofort, mit deinem Konto wird der Link gelöscht. Was schon in deinem Kalender steht, entfernst du, indem du dort das Abo löschst. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, dir diese Funktion auf deinen Wunsch anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Feedback und Probleme melden

Meldest du über die KI-Assistenz ein Problem oder gibst Feedback, speichern wir deine Nachricht, die Seite, gegebenenfalls den Lead und deinen Browser, damit wir das Problem nachvollziehen können. Den Gesprächsverlauf schicken wir nicht mit. Meldungen sieht nur das trifo-Team, nach 12 Monaten werden sie automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Kontakt und Verträge

Schreibst du uns oder rufst an, verarbeiten wir deine Angaben, um dein Anliegen zu bearbeiten, und löschen sie danach, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht. Mails an Adressen auf trifo.app liegen bei mailbox.org auf Servern in Deutschland. Angaben zu Ansprechpersonen unserer Geschäftskund:innen nutzen wir für Vertrag und Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO). Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir so lange auf, wie es Handels- und Steuerrecht verlangen, in der Regel acht Jahre.

Ansprechpersonen aus öffentlichen Quellen

Für unsere Geschäftskund:innen recherchieren wir Bauprojekte und die zuständigen Ansprechpersonen. Dabei verarbeiten wir berufliche Angaben: Name, Funktion und Arbeitgeber, dienstliche E-Mail-Adresse oder Telefonnummer nur, wenn sie an offizieller Stelle genau dafür veröffentlicht sind (etwa als Pressekontakt), dazu Fundstelle und Funddatum. Die Angaben stammen aus frei zugänglichen Quellen wie Websites von Unternehmen und Behörden, Pressemitteilungen, Ausschreibungen und Fachmedien, nie aus dem Impressum einer Website.

Zweck ist, dass Vertriebsteams unserer Kund:innen die passenden Ansprechpersonen für ein Projekt finden. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse unserer Kund:innen und unser Interesse an dieser Geschäftsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir speichern nur berufliche Angaben aus öffentlichen Quellen und empfehlen keine unaufgeforderten Werbe-Mails. Empfänger sind die Mitarbeitenden der Kund:innen, in deren Gebiet das Projekt liegt, und unsere Dienstleister. Wir speichern die Angaben, solange das Projekt für unsere Kund:innen von Bedeutung ist. Widersprichst du, löschen wir sie.

Dienstleister und Übermittlung in Drittländer

Wir arbeiten mit diesen Dienstleistern, die Daten nur nach unserer Weisung verarbeiten (Art. 28 DSGVO):

• Vercel Inc., USA: Hosting der Web-App, Serverfunktionen in Frankfurt, Nutzungsstatistik
• Supabase Inc., USA: Datenbank und Anmeldung, Server in Frankfurt
• Google Cloud, Irland: Rechenzeit für die Recherche, Rechenzentrum in Frankfurt
• Brevo, Frankreich: Versand der Anmelde-Mails
• mailbox.org, Deutschland: Postfach für Mails an uns, etwa an info@trifo.app
• Anthropic, USA: KI-Modelle für Recherche, Reports und die KI-Assistenz
• OpenAI, USA: Umwandlung von Diktaten in Text
• Brave Software Inc., USA: Websuche für die Recherche

Bei den Anbietern aus den USA ist eine Verarbeitung dort möglich, bei Anthropic, OpenAI und Brave findet sie dort statt. Soweit ein Anbieter nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO), sonst auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Schreib uns dafür an info@trifo.app.

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa dort, wo du wohnst oder arbeitest, oder bei der für uns zuständigen Behörde: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Pflicht zur Angabe und automatisierte Entscheidungen

Für ein Konto brauchen wir deine E-Mail-Adresse, ohne sie ist keine Anmeldung möglich. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) treffen wir nicht.